Candidatul ideal

Cerinte:
- cunostinte avansate operare PC si MS Office (Word, Excel si Outlook);
- experienta profesionala intr-o activitate similara constituie un avantaj;
- atitudine pozitiva, constructiva;
- atentie la detalii;
- fire energica, comunicativa cu capacitate de relationare;
- capacitate de organizare si planificare a sarcinilor si prioritatilor;
- cunostinte limba engleza - nivel avansat (scris si vorbit).

Descrierea jobului

Responsabilitati:
- răspunde de preluarea şi gestionarea apelurilor telefonice, mesaje fax, e-mailuri primite pe adresa de office si le redirectioeaza catre persoanele implicate;
- răspunde de efectuarea activităţilor de protocol pentru toate departamentele companiei;
- preia, transmite si indosariaza corespondenta din partea diferitelor entitati (parteneri, clienti, angajati) si redacteaza corespondenta catre acestia;
- organizare intalniri si agenda Directorului General,stabileste intalniri la cererea acestuia, redacteaza documentele necesare bunei desfasurari a intalnirilor;
- urmarire agenda(outlook);
- solicita serviciile de curierat rapid, stabileste programul de preluare a coletelor, intocmeste AWB-urile, intocmeste o situatie lunara cu destinatar, cost pentru expeditie, tip produs trimis si compania cu care s-a efectuat expedierea;
- răspunde de multiplicarea materialelor în interesul organizatiei;
- efectuează rezervările de călătorii (bilete transport , cazare) ale Directorului General, angajatilor care sunt detasati, si in anumite cazuri pentru clienti sau furnizori de servicii ai companiei;
- cauta cele mai bune oferte de servicii de transport si cazare;
- organizeaza impreuna cu managerul transport transferul de personal, clienti, furnizori de la/catre companie;
- identifica furnizori de servicii pe urmatoarele produse: apa potabila, automate cafea, , informeaza managerul achizitii despre oferta competitiva a acestor furnizori in vederea intocmiri contractului; gestioneaza stocul de apa potabila si plaseaza comenzile catre furnizorul de servicii, urmarind onorarea comenziilor, si avizeaza receptia comenzilor; sesizeaza neconformitatile aparute in functionarea produselor si a echipamentelor puse la dispozitia companiei de catre furnizorii de servicii;
- tine evidenta convorbirilor telefonice de pe aparatele companiei si solicita clarificarea situatiilor in care sunt convorbiri in afara intereselor de serviciu.