Principalele atributii ce revin postului:
- sarcini administrative și de organizare, relaționare cu departamentele companiei, atribuții de secretariat (re-distribuire şi efectuare apeluri, corespondență, emailuri), menținerea evidenței documentelor interne și arhivarea electronică a acestora,
- ținerea la urent superiorului direct cu referire la :anuntarea modificarilor intervenite asupra programarilor, confirmarea intalnirilor, verificarea si inchiderea circuitului in ceea ce priveste activitatile din agenda superiorului direct, urmareste respectarea programului, reprogrameaza in caz de nevoie, comunica schimbarile intervenite conform cu cerintele superiorului direct;
- intocmirea contractelor si a actelor aditionale, trimiterea acestora spre semnare catre colaboratori, urmarirrea lor si arhivarea acestora;
- pregătirea conţinutului diferitelor evenimente şi şedinţe (căutarea documentelor necesare, pregătirea mapelor pentru întâlniri, logistica necesara bunei desfasuri a sedintelor etc.)
- preluarea, înregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, îndosariere și arhivarea corespondenței și a mesajelor primite din partea partenerilor, clienților și a celorlalți angajați
- asigurarea transmiterii documentelor prin diverse modalitati de transmitere (posta, email sau personal sau prin angajatii companiei) si inchiderea circuitului prin asigurarea primirii lor de catre destinatar;
- asigurarea interfeței cu clienții, furnizorii și partenerii societății, cu structurile externe (administrația publică, bănci, alte structuri de colaborare prezente in contractele companiei )
- administrarea şi completarea dosarelor şi informaţiilor confidenţiale;
- organizarea și desfășurarea activităților de protocol: primirea vizitatorilor și anunțarea persoanelor de contact din societate; - asigurarea protocolului în cadrul întâlnirilor, în conformitate cu cerințele zilnice;
- asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei
- indeplinirea altor sarcini necesare pentru buna desfășurare administrativa a activității firmei.