Principalele atributii ce revin postului:
- sarcini administrative și de organizare, relaționare cu departamentele companiei, atribuții de secretariat (re-distribuire şi efectuare apeluri, corespondență, emailuri), menținerea evidenței documentelor interne și arhivarea electronică a acestora,
- ținerea evidenței agendei zilnice a superiorului direct: facilitatea organizarii agendei, anuntarea modificarilor, confirmarea intalnirilor, verificarea si inchiderea circuitului in ceea ce priveste activitatile din agenda superiorului direct (rezervari, organizare deplasari, delegare sarcini), urmareste respectarea programului, reprogrameaza in caz de nevoie, comunica schimbarile intervenite conform cu cerintele superiorului direct;
- traducerea diferitelor documente și contracte, elaborarea de rapoarte specifice și gestionarea bazelor de date și arhivelor;
- facilitarea comunicarii dintre superiorul direct si client/ colaboratori/ parteneri cat si cu angajatii companiei
- pregătirea conţinutului diferitelor evenimente şi şedinţe (căutarea documentelor necesare, pregătirea mapelor pentru întâlniri, logistica necesara bunei desfasuri a sedintelor etc.)
- preluarea, înregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, îndosariere și arhivarea corespondenței și a mesajelor primite din partea partenerilor, clienților și a celorlalți angajați
- redactarea corespondenței de afaceri necesară desfășurării activității zilnice
- asigurarea transmiterii documentelor prin diverse modalitati de transmitere (posta, email sau personal sau prin angajatii companiei) si inchiderea circuitului prin asigurarea primirii lor de catre destinatar;
- asigurarea interfeței cu clienții, furnizorii și partenerii societății, cu structurile externe (administrația publică, bănci, alte structuri de colaborare prezente in contractele companiei )
- redactarea proceselor-verbale ale şedinţelor sau întâlnirilor la care participă superiorul direct, sau care sunt de importanţă deosebită pentru acesta;
- administrarea şi completarea dosarelor şi informaţiilor confidenţiale;
- verificarea documentelor înaintate la semnat din punct de vedere al corectitudinii formale şi de conţinut;
- pregatire documente achizitii SEAP si urmarirea lor
- administrare parc auto;
- organizarea și desfășurarea activităților de protocol: primirea vizitatorilor și anunțarea persoanelor de contact din societate; - asigurarea protocolului în cadrul întâlnirilor, în conformitate cu cerințele zilnice;
- interventia in bunul mers administrativ de gospodarire interna (curatenie, dezapezire, alte activitati de acet gen, logistica necesara ordinii si curateniei atat in interiorul companiei cat si in exterior, atat asupra bunurilor fixe – birouri cat si mobile – auto);
- asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei
- indeplinirea altor sarcini necesare pentru buna desfășurare administrativa a activității firmei.