1. Primirea și orientarea pacienților

Recepționarea pacienților: Întâmpinarea pacienților la intrarea în clinică, oferind un prim punct de contact prietenos și profesionist.
Oferirea de informații: Explicarea procedurilor și programelor clinicii, orientarea pacienților către sala de așteptare sau către medicii relevanți.
Colectarea și actualizarea datelor pacienților: Înregistrarea detaliilor pacienților în sistemul clinicii, actualizarea fișelor medicale și procesarea documentației administrative.

2. Gestionarea programărilor și a calendarului

Stabilirea și modificarea programărilor: Planificarea întâlnirilor pacienților cu medici sau specialiști, asigurându-se că nu există conflicte de program.
Confirmarea programărilor: Contactarea pacienților pentru a confirma programările sau pentru a-i reprograma în cazul unor modificări de orar.

3. Asigurarea unui flux de comunicare eficient

Comunicarea cu pacienții: Răspunsuri la întrebările pacienților, fie prin telefon, e-mail sau personal, cu privire la serviciile oferite, costurile, termenele de așteptare etc.
Gestionarea reclamațiilor și feedback-ului: Ascultarea și rezolvarea eventualelor plângeri sau nemulțumiri ale pacienților, colaborând cu alți membri ai echipei pentru soluționarea acestora într-un mod satisfăcător.

4. Managementul plăților și asigurărilor

Procesarea plăților: Îndrumarea pacienților pentru plata serviciilor, bonuri fiscale, asigurându-se că plățile sunt corect procesate.
Gestionarea informațiilor privind asigurările: Verificarea eligibilității pacienților pentru a beneficia de servicii medicale acoperite de asigurări, explicarea opțiunilor și procedurilor de plată.

5. Colaborarea cu personalul clinicii

Cooperarea cu medici și asistenți: Comunicarea informațiilor importante între personalul medical și pacienți, facilitând programările și gestionarea fluxului de pacienți.
Menținerea unei atmosfere profesionale: Susținerea unui mediu profesional și plăcut la recepție și în întreaga clinică, asigurându-se că pacienții se simt confortabil și respectați.

6. Promovarea serviciilor și fidelizarea pacienților

Informarea pacienților despre servicii suplimentare: Oferirea de informații legate de servicii adiționale sau promoții disponibile, contribuind la fidelizarea pacienților.
Crearea și menținerea relațiilor pe termen lung: Asigurarea unei experiențe plăcute care să încurajeze pacienții să revină și să recomande clinica altora.

7. Menținerea unei baze de date organizate

Gestionarea documentației: Menținerea unui sistem organizat de fișe și documente ale pacienților, asigurându-se că acestea sunt accesibile pentru personalul medical și actualizate conform reglementărilor legale.
Confidențialitatea datelor: Protejarea informațiilor personale și medicale ale pacienților conform legislației privind protecția datelor personale (GDPR).

8. Răspunsuri rapide în caz de urgență

Intervenirea în caz de necesitate urgentă: În cazul unor situații speciale sau urgențe, consilierul de relații clienți trebuie să știe cum să gestioneze și să direcționeze pacienții către personalul adecvat (ex: medici de urgență).

9. Mentenanța și curățenia recepției

Întreținerea unui mediu curat și ordonat: Asigurarea că recepția este întotdeauna curată și bine organizată, contribuind la o primire plăcută a pacienților.
Echipamente funcționale: Monitorizarea echipamentelor de birou (telefon, imprimantă, etc.) și raportarea oricăror defecțiuni tehnice.

10. Promovarea unui climat de încredere și confort