. Responsabilități și sarcini:
- asigură păstrarea registrului unic de intrări / ieșiri al organizației;
-asigura buna desfășurare activitate a colegelor
-serveste cafea/apa clientelor
-curata zona in care isi desfășoară activitatea
- asigură activitatea de telefonie centrală a organizației;
- întocmește planul fondului necesar protocolului;
- stabilește necesarul de consumabile pentru personalul companiei și comandarea consumabilelor necesare (papetărie, protocol) ;
- păstrează confidențialitatea tuturor informațiilor referitoare la organizație;
- duce la îndeplinire orice sarcină trasată de superiorul direct sau directorul general;
- răspunde de preluarea corespondenței sosită pe adresa firmei (plicuri, faxuri, oferte etc);
- răspunde de buna circulație a corespondenței (corespondența este înmânată numai destinatarului, iar, în cazul în care nu este precizat un destinatar, se înmânează șefului direct;
- asigură și răspunde de expedierea în bune condiții a tuturor faxurilor și scrisorilor;
- ține o evidență a tuturor numerelor de telefon, fax, precum și a adreselor care îi sunt aduse la cunoștință în diferite moduri;
- asigură informarea asupra oricărui număr de telefon cerut de către angajații firmei (chiar prin apelarea serviciului de informații);
- preia toate apelurile telefonice și le direcționează în funcție de cererea interlocutorului, aflând identitatea acestuia pe care trebuie să o comunice;
- ține evidența solicitărilor directe și a apelurilor telefonice în absența persoanelor căutate și asigură operativ informarea acestora;
- primește persoanele din afară și le îndrumă spre departamentele competențe sau sală de întâlniri;
- îndeplinește activitățile de protocol;
- furnizează cu amabilitate informațiile solicitate;
- răspunde de redactarea de adeverințe, cereri diverse, delegații respectând formatele utilizate în firmă;
- întocmește situații sau documente la cererea superiorului direct;
- răspunde de înregistrarea documentelor redactate și de evidența lor;
- răspunde de transmiterea cererilor de abonamente la reviste și ziare; urmărește și verifică primirea lor;
- asigură arhivarea în ordine a documentelor care îi sunt înmânate, a faxurilor trimise și primite;
- face copii XEROX pentru documentele care îi sunt înmânate