Ce vei face in cadrul companiei noastre (atributii):

• Transmiterea facturilor de utilitati si servicii in vederea refacturarii (închirieri spatii, refacturări utilități) pentru contractele aferente de închiriere a spațiilor din patrimoniul societatii ;
• Preluarea facturile de utilități și alte facturi emise de furnizorii din aria de activitate a entitatii, pentru punctele de lucru ale societatii, verificarea conformitatii cu îndeplinirea prevederilor contractuale, aplicarea vizei de certificare in baza documentelor justificative, distribuirea pe centre de cost si transmiterea în vederea efectuarii plății;
• Participarea la comisia de inventariere anuală a societății pentru patrimoniul societatii;
• Anunțarea șeful entității administrative si functionale din care face parte de defecțiunile administrative constatate în punctele de lucru ale societatii;
• Întocmirea referatelor de necesitate pentru buna desfășurare administrativă a sediilor din cadrul societatii ;
• Tinerea evidentei contractelor de prestari servicii specifice domeniului administrativ al clădirilor și informarea periodica a șefului entitatii administrative si functionale despre derularea contractelor și eventuale abateri constatate în punctele de lucru ale societatii;
• Planificarea și urmărirea activități de întreținere, curățenie, deratizare, dezinsecție și dezinfecție, pază și protecție pentru punctele de lucru ale societatii, asigurarea aprovizionarii cu apă potabilă;
• Urmărirea și derularea contractului ce reprezintă depozitarea, gestionarea și utilizarea documentelor în termen de păstrare, pentru documentele create în cadrul societatii .

Atributii de secretariat :

• Preluarea şi urmărirea corespondenţei externe şi interne;
• Evidenţa tuturor documentelor intrate în cadrul societatii prin cabinet şi asigurarea distribuţiei acestora în funcţie de rezoluţiile directorului general;
• Intocmirea de documente si generarea de informaţii la solicitarea Directorului General precum şi direcţionarea acestora spre entităţile organizatorice sau organizaţiile vizate;
• Pregătirea şi expedierea corespondenţei societatii;
• Menţinerea contactului permanent între S FISE Electrica Serv – Aparat Central cu sucursalele, precum şi între S FISE Electrica Serv SA şi persoane, organizaţii şi structuri externe, atât prin corespondenţă, cât şi prin telefon sau electronic;
• Acţionarea în vederea cunoaşterii şi pregătirii agendei de lucru a Directorului General;
• Organizarea şedinţelor de lucru ale Directorului General şi pregatirea materialelor necesare în vederea bunei desfăşurări a acestora;
• Dezvoltarea unor relaţii armonioase cu toate categoriile de public (acţionariat, personal, clienţi, instituţii publice, alte categorii interesate);
• Asigurarea unei bune informări şi comunicări interne;
• Asigurarea confidenţialităţii datelor şi informaţiilor din cabinet;
• Asigurarea şi gestionarea necesarului de protocol;
• Gestionarea fluxului de informaţii transmise prin canalele oficiale de comunicare din cadrul societatii ;
• Reprezentarea, conceperea şi transmiterea de mesaje specifice pentru fiecare categorie de public (personal, clienţi, instituţii publice, alte categorii interesate), care să asigure dezvoltarea unor relaţii armonioase cu acestea.

Bibliografie si tematica de concurs : Nu este cazul